(Dette er information vedr. behandling af personoplysninger til forældre. For information vedr. behandling af personoplysninger om leverandører, samarbejdspartnere, ansøgere og øvrige henvises til privatlivspolitikken herom)

1. Formål med politik

1.1. Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Det Private Børnehus Toldhøj (”vi”, ”os”) behandler personoplysninger. Med denne politik ønsker vi at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og så vidt muligt hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos Det Private Børnehus Troldhøj, når du/I har et barn indskrevet i vores institution.

2. Beskrivelse af behandlingerne 

2.1. Samarbejdet mellem barn, forældre og medarbejdere med kendskab til jer hos Det Private Børnehus Troldhøj (efterfølgende benævnt Troldhøj) er et vigtigt element for at kunne vurdere et barns og en families behov og give den bedst mulige støtte. I den forbindelse er der behov for, at daginstitutionens personale behandler personlige oplysninger om dit/jeres barn og om dig/jer. 

Personlige oplysninger er enhver form for information om dit/jeres barn og om dig/jer. Det kan være helt almindelige personoplysninger såsom køn, fødselsår, navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, personnummer og barnets livretter og favoritbeskæftigelser, eller mere personfølsomme oplysninger i form af medicin, diagnoser eller andre helbredsmæssige oplysninger og lignende. En behandling af personoplysninger omfatter blandt andet indsamling, registrering, brug, opbevaring, videregivelse og sletning.

2.2 Behandlingsgrundlag 

Behandlingen af personoplysninger for dit/jeres barn og om dig/jer har til formål dels at opfylde de forpligtelser, som Troldhøj har til at indsamle, registrere og videregive personoplysninger i henhold til den til enhver tid gældende lovgivningen for Troldhøj, dels at give dit/jeres barn den bedst mulige trivsel og dig/jer den bedst mulige støtte. Troldhøj viderebehandler ikke personoplysninger på nogen måde, der er uforenelig med disse formål.

Vi behandler dels oplysninger om dit/jeres barn som følge af vores lovmæssige forpligtelser (GDPR art. 6(1)(c)). Dette omhandler eksempelvis den lovpligtige registrering og videregivelse af oplysninger til kommunen såfremt dit/jeres barn kan have behov for særlig støtte, været udsat for overgreb, eller have sproglige udfordringer. 

Derudover behandler vi en række oplysninger om dit/jeres barns stamdata, hvilke du/I selv har angivet via Famly. Dette gøres for at opfylde aftale med dig/jer vedr. barnets indskrivning hos os (GDPR art. 6(1)(b)). Dertil følger vi selv løbende op på dit/jeres barns stamdata. Vi registrer dagligt en række oplysninger om barnet via Famly, herunder eksempelvis afhentningstider, sovetider, fravær, ferie samt info om daglig trivsel. Denne behandling sker for at give barnet den bedst mulige trivsel og orientere dig/jer om den generelle trivsel (GDPR art. 6(1)(f)). Dokumenter om dit/jeres barn videregives ikke eksternt uden forældres skriftlige accept, medmindre andet følger af lovgivning.

Vi behandler ligeledes oplysninger om dit/jeres barn gennem billeder og video. Situationsbilleder af barnet bruges i barnets egen fysiske mappe, samt i andre børns mapper. Billederne kan ligeledes ses i daginstitutionen, eksempelvis på stuen, garderoben og i fælles områder. Vi bruger ligeledes situationsbilleder til at lægge op på Famly, hvor kun forældre og personale har adgang til, samt på vores offentlige Facebook-side.

Vi behandler endvidere oplysninger om dig/jer og dit/jeres barn i form af referater fra forældresamtaler, eventuelle ansøgninger og eventuelle dokumenter fra samarbejdspartnere

Du/I som forældre er løbende ansvarlig for at opdaterer evt. ændringer i ovennævnte punkter 2 (Om) og 3 (Tilladelser).

Oplysninger på Famly om dit barn og dets kontakter vil automatisk blive slettet den dag dit barn stopper i Troldhøj. Øvrige oplysninger om dit barn, slettes når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem og senest 1 år efter dit barn er stoppet i Troldhøj. Såfremt vi har behov for at opbevare oplysningerne længere, indhenter vi samtykke fra dig/jer. 

3. Meddelelse om lovpligtig eller påkrævet behandling

3.1. I de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af en retlig forpligtelse eller et krav i henhold til kontrakt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, er du forpligtet til at give os oplysningerne for, at vi kan f.eks. indskrive dit barn i institutionen, opfylde en aftale med dig eller afholde rekruttering m.v. Hvis du ikke ønsker at give os de oplysninger, som vi skal bruge for at overholde vores forpligtelser, kan konsekvensen være, at vi ikke har mulighed for at opfylde aftalen med dig.

4. Modtagere af personoplysninger

4.1. Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke eller vi har en berettiget interesse i videregivelsen, eller når vi er forpligtet hertil i henhold til lovgivning. 

4.2. Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks. 

4.3.Nogle af vores databehandler, og de sociale medier vi har fælles dataansvar med, er beliggende uden for EU, hvorved der sker en overførsel til et tredjeland. I så fald har vi sørget for et lovligt overførselsgrundlag, bl.a. ved anvendelse af EU-Kommissionens standardbestemmelser.

5. Dine rettigheder

5.1. Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

5.2. Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke. 

5.3. Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering. 

5.4. Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

6. Vores kontaktoplysninger

6.1. Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

Det Privat Børnehus Troldhøj

Bjørnemosevej 80, 5260 Odense S

leder@detprivatetroldhoj.dk

+ 45 28 57 64 16

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på leder@detprivatetroldhoj.dk  eller på telefon + 45 28 57 64 16.

7. Ændringer

7.1. Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer henvender vi os til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.

7.2. Denne privatlivspolitik er senest ændret den 17. oktober 2024.