(Dette er information vedr. behandling af personoplysninger om leverandører, samarbejdspartnere, ansøgere og øvrige. For information til forældre vedr. behandling af personoplysninger om barnet. henvises til privatlivspolitikken herom)

Privatlivspolitik – Ekstern samarbejdspartnere

1. Formål med politik

1.1. Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Det Private Børnehus Toldhøj (”vi”, ”os”) behandler personoplysninger. Med denne politik ønsker vi at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og så vidt muligt hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos Det Private Børnehus Troldhøj, når du indgår aftaler, interagerer eller på anden måde udveksler personoplysninger med os.

2. Beskrivelse af behandlingerne

2.1. Det Private Børnehus Troldhøj behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Vi behandler bl.a. dine oplysninger, hvis du kontakter os, hvis du leverer varer til os eller sender en ansøgning til os. Oplysningerne vil som udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet.

Nedenfor kan du læse mere om de typer af behandlinger, vi foretager.

2.1.1. Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Det omfatter oplysninger om navn, stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mail og om nødvendigt betalingsoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt at hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner (GDPR art. 6(1)(b)), eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontaktoplysninger (GDPR art. 6(1)(f)).

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger gennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår.

2.1.2. Jobansøgere

Hvis du søger et job hos Det Private Børnehus Troldhøj, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, kontaktoplysninger, fødselsdato, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold og referencer.

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse (GDPR art. 6(1)(b)) og i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig eller oplysninger opnået via gennemførelsen af en personligheds- og færdighedstest.

Vi opfordrer dig til som udgangspunkt ikke at oplyse os CPR-nummer eller følsomme oplysninger, herunder oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold eller oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold. Vi beder dig derfor fjerne eventuelt CPR-nummer på karakterudskrifter mv., da vi ikke har behov for at behandle dit CPR-nummer i rekrutteringsprocessen. Du er dog senest under en eventuel jobsamtale forpligtet til at orientere os, såfremt du lider/har lidt af en sygdom, der vil have væsentlig betydning for din udførelse af arbejdet i den konkrete stilling, du søger i henhold til helbredsoplysningslovens regler.

Dine oplysninger slettes, når rekrutteringsprocessen er afsluttet, såfremt du ikke får tilbudt stillingen. Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden, indhenter vi dit samtykke. Hvis du derimod bliver tilbudt en stilling, vil din ansøgning, dit CV og eventuelle bilag blive gemt i din personalemappe i HR-afdelingen. Grundlaget for denne behandling er opfyldelse af kontrakt (GDPR art. 6(1)(b)). Du vil i så fald modtage særligt information om denne behandling.

2.1.3. Øvrige

Når du kontakter os på leder@detprivatetroldhoj.dk behandler vi oplysninger om navn, mailadresse og de informationer din henvendelse desuden indeholder. Vi benytter disse oplysninger til at besvare din henvendelse (GDPR art. 6(1)(b). Vi sletter dine oplysninger 6 måneder efter endelig besvarelse af din henvendelse, hvis ikke vi har andet legitimt formål med behandlingen. I så fald vil det være beskrevet i denne privatlivspolitik eller privatlivspolitikken vedr. information til forældre.

3. Meddelelse om lovpligtig eller påkrævet behandling

3.1. I de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af en retlig forpligtelse eller et krav i henhold til kontrakt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, er du forpligtet til at give os oplysningerne for, at vi kan f.eks. indskrive dit barn i institutionen, opfylde en aftale med dig eller afholde rekruttering m.v. Hvis du ikke ønsker at give os de oplysninger, som vi skal bruge for at overholde vores forpligtelser, kan konsekvensen være, at vi ikke har mulighed for at opfylde aftalen med dig.

4. Modtagere af personoplysninger

4.1. Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke eller vi har en berettiget interesse i videregivelsen, eller når vi er forpligtet hertil i henhold til lovgivning.

4.2. Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks.

4.3. Nogle af vores databehandlere, og de sociale medier vi har fælles dataansvar med, er beliggende uden for EU, hvorved der sker en overførsel til et tredjeland. I så fald har vi sørget for et lovligt overførselsgrundlag, bl.a. ved anvendelse af EU-Kommissionens standardbestemmelser.

5. Dine rettigheder

5.1. Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

5.2. Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.

5.3. Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.

5.4. Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

6. Vores kontaktoplysninger

6.1. Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

Det Privat Børnehus Troldhøj

Børnemosevej 80, 5260 Odense S

leder@detprivatetroldhoj.dk

+ 45 28 57 64 16

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på leder@detprivatetroldhoj.dk  eller på telefon + 45 28 57 64 16.

7. Ændringer

7.1. Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.

7.2. Denne privatlivspolitik er senest ændret den 17.10.2024.